وفق المادة 75 من قانون العمل، يجب على أصحاب العمل إنشاء ملف وظيفي لكل موظف. لكن الاحتفاظ بالملفات في خزائن ورقية مغلقة يعرّضها لخطر الحريق أو الضياع، والأخطر: الوصول غير المصرّح به (انتهاك KVKK).
الكلفة القانونية للوثائق الناقصة
في تدقيقات SGK أو دعاوى الإعادة للعمل، تطلب المحكمة أولاً الملف الوظيفي. تقرير صحي منتهي، عقد غير موقّع، أو شهادة سلامة مفقودة قد يؤدي لخسارة القضية وتعويضات كبيرة.
قوة التدقيق عبر الأرشفة الرقمية
عند الانتقال إلى إدارة الملفات الرقمية، ينتهي هذا القلق القانوني. النظام السحابي يتابع نواقص الوثائق وانتهاء الشهادات ويرسل تنبيهات تلقائية. كما يُحفظ سجل تدقيق مشفّر لمن دخل على أي وثيقة ومتى، ما يمنع تسريب البيانات ويضمن الامتثال لـ KVKK.