Nach Artikel 75 des Arbeitsgesetzes muss für jeden Mitarbeitenden eine Personalakte geführt werden. Papierakten in Schränken bergen jedoch Risiken: Brand, Verlust und vor allem unbefugter Zugriff (KVKK‑Verstoß).
Der rechtliche Preis fehlender Dokumente
Bei einer SGK‑Prüfung oder Kündigungsschutzklage wird zuerst die Personalakte verlangt. Abgelaufene Gesundheitsberichte, fehlende Unterschriften oder verlorene Arbeitsschutz‑Zertifikate können zu Prozessverlusten und hohen Entschädigungen führen.
Audit‑Power durch digitale Archivierung
Digitale Personalakten beseitigen diesen Stress. Eine Cloud‑HR‑Software erkennt fehlende Dokumente und ablaufende Zertifikate, sendet automatische Alerts und protokolliert Zugriffe als verschlüsselte Audit‑Trails. So werden Datenverstöße verhindert und KVKK‑Standards eingehalten.